Cách mạng Công nghiệp lần thứ 4 hay Công nghiệp 4.0 là một phương thức mô tả sự kết nối giữa thế giới vật lý và kỹ thuật số hiện đại. Công nghiệp 4.0 đại diện cho sự đổi mới về cách sống, phương thức làm việc và các mối quan hệ của con người.
Công nghiệp 4.0 đã và đang tác động mạnh mẽ đến toàn cầu, buộc chính phủ, tổ chức, doanh nghiệp các nước trên thế giới phải đối mặt với những thách thức lớn, đòi hỏi những sự thay đổi để phù hợp trước sự tiến bộ của công nghệ, khoa học kỹ thuật. Nếu xem Công nghiệp 4.0 là một chặng đường mới trong sự phát triển nhân loại, thì chuyển đổi số chính là cách đi trên chặng đường đó.
Chuyển đổi số là gì?
Chuyển đổi số hiện đang là xu hướng tất yếu, là vấn đề sống còn đối với các quốc gia, tổ chức, doanh nghiệp và người tiêu dùng trên toàn thế giới. Những sự thay đổi to lớn về năng suất lao động, trải nghiệm của người dùng và các mô hình kinh doanh mới đang được hình thành cho thấy vai trò và tác động to lớn trong cuộc sống xã hội hiện nay của chuyển đổi số, nó tác động đến mọi ngành nghề, như: công nghiệp, nông nghiệp, thương mại và dịch vụ kinh doanh.
Để hiểu rõ về chuyển đổi số, cần phân biệt giữa số hóa và chuyển đổi số.
Số hóa (Digitizing) là quá trình hiện đại hóa, chuyển đổi các hệ thống thường sang hệ thống kỹ thuật số (chẳng hạn như chuyển từ tài liệu dạng giấy sang các file mềm trên máy tính, số hóa truyền hình chuyển từ phát sóng analog sang phát sóng kỹ thuật số…). Các thông tin sau khi số hóa được đưa lên hệ thống máy tính và được xử lý bằng các phần mềm, giúp việc lưu trữ và tìm kiếm dễ dàng hơn.
Số hóa quy trình (Digitalization) là việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các quy trình vận hành, giúp quá trình xử lý thông tin trở nên đơn giản hơn, góp phần tăng hiệu suất, hiệu quả công việc. (Ví dụ như việc thực hiện phê duyệt văn bản, thanh toán hoặc nộp thuế bằng việc sử dụng dịch vụ chữ ký số, giúp tiết kiệm được thời gian đến văn phòng thuế để khai và nộp thuế).
Chuyển đổi số (Digital Transformation) là quá trình thay đổi về tư duy và mô hình hoạt động truyền thống sang mô hình kỹ thuật số, ứng dụng công nghệ thông tin vào vận hành nhằm tối ưu được các lợi ích mà công nghệ mang lại cho tổ chức, doanh nghiệp.
Như vậy, chuyển đổi số là khai thác các dữ liệu có được từ quá trình số hóa, rồi áp dụng các công nghệ để phân tích, biến đổi các dữ liệu đó và tạo ra các giá trị mới hơn. Có thể xem số hóa như một phần của quá trình chuyển đổi số.
Theo Microsoft, chuyển đổi số chính là tái cấu trúc tư duy trong phối hợp giữa dữ liệu, quy trình và con người nhằm tạo ra nhiều giá trị mới.
Chuyển đổi số không đơn thuần thay đổi cách thực hiện công việc từ thủ công truyền thống (ghi chép trong sổ sách, họp trực tiếp,…) sang vận dụng công nghệ để giảm thiểu sức người. Trên thực tế, chuyển đổi số đóng vai trò thay đổi tư duy kinh doanh, phương thức điều hành, văn hóa tổ chức,…
Tại sao phải chuyển đổi số?
Những lợi ích dễ nhận biết nhất của chuyển đổi số đó là cắt giảm chi phí vận hành, tiếp cận được nhiều khách hàng hơn trong thời gian dài hơn, lãnh đạo ra quyết định nhanh chóng và chính xác nhờ hệ thống báo cáo thông suốt kịp thời, tối ưu hóa được năng suất làm việc của nhân viên… những điều này giúp tăng hiệu quả hoạt động và tính cạnh tranh của tổ chức, doanh nghiệp được nâng cao. Cụ thể, các lợi ích to lớn mà quá trình chuyển đổi số mang lại gồm:
- Thu hẹp khoảng cách giữa các đơn vị trong tổ chức: Khi ứng dụng chuyển đổi số, sự liên kết thông tin giữa các phòng ban được kết nối với một nền tảng hệ thống công nghệ đồng nhất. Mỗi phòng ban vẫn có các phần mềm riêng để phục vụ cho nghiệp vụ chuyên môn nhưng vẫn có thể giao tiếp với các bộ phận khác thông qua hệ thống giao tiếp nội bộ. Điều này sẽ giúp cho các vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động được giải quyết ngay khi xảy ra, giúp cho sự vận hành trong tổ chức luôn thông suốt, không bị tắc nghẽn, gây tác động xấu đến tổ chức, doanh nghiệp.
- Tăng cường sự minh bạch và hiệu quả trong hệ thống quản trị: Chuyển đổi số giúp lãnh đạo có thể chủ động và dễ truy xuất các báo cáo, các số liệu về hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp. Mọi hoạt động như: doanh số, nhân sự, khách hàng … sẽ được thể hiện trên các phần mềm quản trị, điều này sẽ công tác quản lý hiệu quả và minh bạch hơn.
- Tối ưu hóa năng suất làm việc: Chuyển đổi số sẽ giúp khai thác được tối đa năng lực làm việc của nhân viên vì những công việc đơn giản, có giá trị gia tăng thấp, hệ thống có thể thực hiện tự động mà không cần nhân viên phải thực hiện. Việc này sẽ giúp nhân viên có thêm thời gian để nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ và tập trung vào thực hiện các công việc quan trọng khác. Chuyển đổi số cũng giúp người quản lý dễ dàng đánh giá chất lượng công việc của từng nhân viên qua số liệu báo cáo ghi nhận hằng ngày. Nghiên cứu của Microsoft cho thấy, năm 2017, tác động của chuyển đổi số tới tăng trưởng năng suất lao động ở vào khoảng 15%, đến năm 2020, con số này là 21%.
- Nâng cao khả năng cạnh tranh: Các giải pháp quản trị và vận hành số hóa sẽ tăng tính hiệu quả và chính xác trong các quyết định của doanh nghiệp. Từ đó, chuyển đổi số cũng giúp tổ chức, doanh nghiệp nâng cao khả năng cạnh tranh với các doanh nghiệp khác trong việc tương tác nhanh chóng với khách hàng, chính sách chăm sóc và phục vụ khách hàng,…
Hiện trạng về chuyển đổi số trong GDNN?
Theo kết quả khảo sát năm 2021 của Tổng cục Giáo dục nghề nghiệp về thực trạng chuyển đổi số trong giáo dục nghề nghiệp hiện nay như sau:
- Về ứng dụng công nghệ, học liệu số trong dạy và học: Các cơ sở GDNN đã bước đầu áp dụng công nghệ và học liệu số trong việc dạy, đặc biệt là các khối ngành kỹ thuật. Tuy nhiên số lượng này còn vẫn còn ít, xét trên yếu tố tương tác qua lại giữa người dạy và người học, phần lớn các công nghệ sử dụng chỉ mang tích chất một chiều: thầy cô sử dụng công nghệ và học liệu để trình diễn cho học viên xem. Theo kết quả khảo sát, có 87.8% giáo viên áp dụng CNTT và truyền thông và giờ dạy lý thuyết, 70.7% vào giờ dạy thực hành. Tuy nhiên có đến 80% giải pháp đưa ra là sử dụng thiết bị và phần mềm trình chiếu, demo video, hình ảnh, phần mềm … Nhiều cơ sở GDNN đã bắt đầu số hóa học liệu, một số trường đã hợp tác với các tổ chức bên ngoài để sử dụng thư viện số. Tuy nhiên, phần lớn học liệu mới chỉ được số hóa dưới dạng các bản PDF, Microsoft Word… và không có tính tương tác.
- Về dạy và học trực tuyến: Trong thời gian giãn cách xã hội do dịch Covid 2019, có 69.5% số lượng giáo viên và 83.8% số lượng học viên trả lời khảo sát có tham gia dạy và học thông qua các công cụ dạy trực tuyến như Zoom, Google Meeting, Microsoft Teams. Tuy nhiên, giáo viên chỉ được hướng dẫn sử dụng công cụ dạy trực tuyến, chưa được hướng dẫn nhiều về phương pháp dạy trực tuyến, dẫn đến gặp nhiều khó khăn khi quản lý, kiểm soát, tương tác người học. Giáo viên và học viên gặp nhiều khó khăn về cơ sở hạ tầng, trong đó nổi cộm là vấn đề thiết bị và mạng Internet. Nhiều học viên không có máy tính, học qua điện thoại dẫn tới hiệu quả giảng dạy không cao. Bên cạnh đó, mạng Internet ở nhiều trường, nhiều vùng còn kém, đặc biệt là các trường ở vùng sâu, vùng xa.
- Về e-learning: Số lượng cơ sở GDNN thực sự triển khai e-learning còn ít. Trong số giáo viên tham gia khảo sát thì chỉ có 22% đã tham gia giảng dạy với sự hỗ trợ của các hệ thống e-learning, tuy nhiên có khoảng 20% giáo viên tham gia giảng dạy chưa được đào tạo, hướng dẫn sử dụng hệ thống e-learning. Mới chỉ có 26.7% giáo viên được đào tạo, hướng dẫn sử dụng hệ thống e-learning, và có đến 86.5% giáo viên mong muốn được đào tạo, hướng dẫn về giảng dạy qua e-leaning.
- Hạ tầng mạng và máy tính: Hạ tầng mạng và máy tính của các trường được đầu tư không đồng bộ, theo từng đợt, từng dự án và chương trình, nên hệ thống nếu chuyển sang môi trường số sẽ không đáp ứng hết yêu cầu công việc. Các cơ sở GDNN đều không đủ máy tính cho học viên, thường các phòng (nếu có) phải chia nhỏ thành nhiều ca trong ngày để học viên học (trong khoảng 17.000 học viên tham gia khảo sát thì chỉ có 65.9% tương đương 9.702 học viên có máy tính phục vụ việc học).
- Hạ tầng dữ liệu và học liệu số: Hạ tầng dữ liệu quốc gia chưa đáp ứng được yêu cầu chuyển đổi số. Hạ tầng dữ liệu tại các cơ sở GDNN vẫn đang ở dưới dạng các văn bản scan hoặc word.
- Liên thông kết nối: Việc liên thông kết nối giữa các hệ thống, ứng dụng của các phòng ban trong các cơ sở GDNN còn hạn chế (có hơn 60% phiếu khảo sát từ Ban giám hiệu đánh giá các hệ thống trong trường liên thông kém). Dữ liệu giữa các phòng ban chuyên môn không chia sẽ được với nhau. Chỉ có một số cơ sở GDNNđã phát triển hoặc mua sắm các công cụ, phần mềm phục vụ quản lý; phần lớn chưa có các nền tảng số trong quản lý và đào tạo.
Chuyển đổi số như thế nào?
Chuyển đổi số trong tổ chức, doanh nghiệp là quá trình thay đổi từ mô hình truyền thống sang doanh nghiệp số, bằng cách áp dụng công nghệ mới như điện toán đám mây (Cloud), dữ liệu lớn (Big data), Internet vạn vật (IoT), …thay đổi phương thức điều hành, lãnh đạo, quy trình làm việc, văn hóa công ty…Có thể hiểu chung bản chất của chuyển đổi số là việc sáng tạo ra phương thức sản xuất, hoạt động mới dựa trên công nghệ, dữ liệu số.
Để chuyển đổi số thành công, bên cạnh việc ứng dụng các công nghệ, dữ liệu số thì tổ chức, doanh nghiệp cần phải xây dựng một quy trình chuyển đổi số tổng thể và phù hợp. Một trong những khâu mấu chốt của quy trình chuyển đổi số là:
- Đánh giá hiện trạng và mục tiêu mong muốn: Bước đầu tiên trong quy trình chuyển đổi số là cần phải xác định rõ ràng những gì đang xảy ra trong tổ chức và những xu hướng của xã hội. Từ đó xác định hướng đi đúng cho tổ chức. Các câu hỏi đặt ra ở giai đoạn này gồm: Những nhu cầu hiện tại chưa được đáp ứng gồm những gì? Nâng cấp hệ thống công nghệ sẽ đóng góp như thế nào vào mục tiêu phát triển của của tổ chức? Công nghệ nào sẽ phù hợp nhất?…
- Đánh giá mức độ sẵn sàng chuyển đổi số của tổ chức: Sau khi đã có hình dung tổng quát về hiện trạng, bước tiếp theo trong quá trình chuyển đổi số là đánh giá mức độ sẵn sàng. Công việc này đòi hỏi cần phải đáp ứng được hai yếu tố sau:
- Yếu tố con người: Đây là yếu tố quan trọng nhất vì công nghệ cũng chỉ là một loại công cụ hỗ trợ. Công cụ dù có thông minh đến đâu mà người sử dụng không có tư duy thay đổi thì cũng không thể phát huy được tác dụng. Hay nói cách khác, sự thành công của chuyển đổi số sẽ được quyết định ngay trong tư duy và tầm nhìn từ các cấp lãnh đạo lan tỏa đến các cấp nhân viên.
- Yếu tố dữ liệu: Dữ liệu là một thành phần không thể thiếu trong việc xây dựng quá trình chuyển đổi số. Dữ liệu phân tích bao gồm dữ liệu hiện có trong nội bộ tổ chức, dữ liệu của các đối tác, dữ liệu của các đối thủ cạnh tranh…
- Rà soát quy trình để đưa ra những thay đổi cần thiết và lựa chọn công nghệ phù hợp: Hoạt động rà soát cho phép xác định được công nghệ nào cần được cải tiến? Đâu là những quy trình cần thay đổi? Khâu nào chưa sẵn sàng và hướng giải quyết như thế nào? Để từ đó đưa ra điều chỉnh phù hợp.
- Tạo ra văn hóa phản hồi mở: Chuyển đổi số không thể thành công nếu nó chỉ xuất phát từ phía lãnh đạo của tổ chức. Giao tiếp cởi mở là một thành phần quan trọng trong xây dựng quy trình chuyển đổi số. Phản hồi của người quản lý và nhân viên cũng đóng một vai trò quan trọng. Dựa trên phản hồi này, các nhà lãnh đạo có thể thực hiện các thay đổi để tối ưu hóa các quy trình.
- Cam kết chuyển đổi số trong toàn thể tổ chức: Thực tế những thay đổi về văn hoá tổ chức luôn khó khăn hơn là những thay đổi về công nghệ. Để toàn bộ nhân viên trong tổ chức hiểu rằng chuyển đổi số là hoạt động quan trọng thì nhà lãnh đạo cần làm rõ rằng chuyển đổi số là một chiến lược trọng tâm của tổ chức. Điều này cần phải được chứng minh thông qua các hành động, kế hoạch cũng như việc thành lập các nhóm chiến lược trong chuyển đổi số. Tất cả những điều đó báo hiệu cam kết của tổ chức trong vấn đề này.
Ngoài các yếu tố trên, để chuyển đổi thành công các cơ sở GDNN còn cần đặc biệt quan tâm các vấn đề sau:
- Phương pháp đào tạo: Tăng cường công tác đào tạo, tập huấn cho giảng viên về các phương pháp đào tạo phù hợp với hình thức đào tạo trực tuyến hoặc đào tạo kết hợp; các kỹ năng khai thác tài nguyên và xây dựng bài giảng, tài liệu số; các kỹ năng kiểm tra, đánh giá… Tăng cường việc cá thể hóa trong đào tạo, linh hoạt hoá việc lựa chọn nội dung đào tạo, tùy biến hoạt động ngoại khóa, bổ trợ kỹ năng phù hợp với sở trường, thế mạnh và quan tâm của từng người trên nền tảng số.
- Hạ tầng, nền tảng và học liệu số: Đầu tư, nâng cấp hạ tầng kỹ thuật mạng và máy tính; Hạ tầng dữ liệu về dạy và học, hệ thống thông tin về quản lý GDNN; Hạ tầng ứng dụng với các nền tảng số, nhiều dịch vụ, kiểm soát, chia sẻ thông tin; Học liệu số gắn với chương trình và nội dung đào tạo.
- Quản lý và quản trị: Số hoá các quy trình quản lý, liên thông dữ liệu giữa các đơn vị trong nhà trường; Triển khai việc phân tích phân tích dữ liệu, xây dựng mô hình dự báo, kết nối, chia sẻ và tương tác./.
Tài liệu tham khảo:
- Quyết định số 2222/QĐ-TTg phê duyệt Chương trình Chuyển đổi số trong giáo dục nghề nghiệp giai đoạn 2021-2025, định hướng đến năm 2030.
- Bộ Lao động – thương binh và xã hội – Đề án chuyển đổi số trong giáo dục nghề nghiệp đến năm 2025, định hướng đến năm 2030 – tháng 8 năm 2021.
- https://issi.vn/kien-thuc/chuyen-doi-so/chuyen-doi-so-la-gi-tam-quan-trong-cua-chuyen-doi-so-hien-nay/
- https://vnpt.com.vn/tu-van/chuyen-doi-so-la-gi.html
- https://fsivietnam.com.vn/5-buoc-trong-quy-trinh-chuyen-doi-so/
Phạm Quang Tuấn
Trường Cao đẳng Công nghệ Thủ Đức
phamquangtuan@tdc.edu.vn
0918130216
